Konfiguriranje email programa i što znače pojedini pojmovi

Email klijenti su programi koji omogućavaju komunikaciju s email poslužiteljem, povezuju se s njime te preuzimaju (nove) poruke na računalo korisnika. Pri tome mogu ostaviti izvornu poruku na poslužitelju, ili ju obrisati, ovisno o protokolu koji se koristi na email poslužitelju kao i postavkama samog email klijenta. Drugi pristup čitanja i stvaranja novih email poruka je preko webmail sučelja, no korištenje email klijenata za rad i danas ima svojih velikih prednosti.

POP ili IMAP

Prva od nedoumica s kojom se korisnik suoči je treba li odabrati POP (danas je u uporabi POP3 inačica) ili IMAP. Oboje su protokoli koji omogućavaju komunikaciju s email poslužiteljem. Danas uobičajeno email poslužitelji podržavaju oba protokola. POP je bio popularniji i više korišten u prošlosti, a razvijen je zbog sporih internetskih veza i izrazito malih sandučića na poslužiteljima. Pomoću njega se email klijent spoji na poslužitelj, preuzme na računalo poruke te ih obriše na poslužitelju. Tako su poruke dostupne za offline čitanje, a poslužitelj ispražnjen i prostor oslobođen za nove poruke. Osnovna ideja IMAP protokola je da mailovi uvijek budu dostupni, da ostaju pohranjeni na poslužitelju, a email klijent na lokalno računalo (ili više njih) povlači samo nove poruke. Također postoji mogućnost i sinkronizacije mapa poruka.

Korisnik u pravilu može odabrati bilo koji protokol, jedino se treba obratiti pažnja kod upisivanja postavki dolaznog poslužitelja. U pravilu će adresa dolaznog poslužitelja biti ista (najčešće mail.domena.xy), no postavke će se uvijek razlikovati u portovima (više pod Portovi). Također se treba obratiti pažnja da, iako su danas sandučići daleko veći nego u prošlosti, narasle su i veličine email poruka pa sandučići opet mogu postati tijesni. U tom slučaju je i dalje bolje koristiti POP protokol, ili kod IMAP-a periodično koristiti opciju lokalnog arhiviranja poruka.

SMTP ili odlazni poslužitelj

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) je protokol za slanje pošte. Kako bismo uspješno mogli slati poštu,moramo upisati adresu poslužitelja za slanje pošte. Obično mail poslužitelji podržavaju i slanje pošte, a alternativno se može koristiti SMTP poslužitelj pružatelja usluge pristupa Internetu. 

Portovi

Pojednostavljeno rečeno, portovi su krajnje točke u komunikaciji između uređaja u IP mrežama. Primjerice, jedno računalo (ili poslužitelj) u mreži ima svoju adresu, a na sebi (toj adresi) ima više aktivnih usluga. Kada na tu adresu šaljete promet, morate odrediti i na koji port (kojoj usluzi) šaljete taj promet. Kako bi slanje i primanje poruka preko email klijenta bilo uspješno, prilikom konfiguracije morate paziti da su portovi točno upisani. Email klijenti uglavnom sami upišu brojčane oznake portova, no ponekad se na poslužiteljima koriste druge vrijednosti. Uvijek je dobro provjeriti koje portove koristi poslužitelj(i) koji koristite. Većina mail programa sama automatski ponudi uobičajeni port, ovisno da li se odabrao zaštićeni ili nezaštićeni oblik komunikacije te koji protokol se odabrao.

Vrsta autentikacije

Za dolazne poslužitelje uvijek morate upisati podatke za autentikaciju. Pri tome morate provjeriti koristi li Vaš poslužitelj jednostavnu autentikaciju ili neki oblik dodatno zaštićene autentikacije. Najčešće su podaci za autentikaciju cijela adresa kao korisničko ime te ranije dodijeljena zaporka. Isto za autentikaciju vrijedi i za odlazni poslužitelj. Ukoliko koristite isti poslužitelj kao i za primanje pošte, u pravilu su i podaci za autentikaciju isti. 

Ukoliko koristite SMTP poslužitelj Vašeg TK pružatelja usluge, najčešće nećete morati upisati podatke za autentikaciju (ostavite u mail klijentu kvačicu na opciji "moj poslužitelj ne zahtjeva autentikaciju") jer pružatelji usluge imaju druge mehanizme kojima utvrđuju mogućnost pristupa SMTP poslužiteljima. "Najčešće" je napomena zato što su i pružatelji usluga počeli postupno uvoditi dodatne oblike autentikacije kao oblik zaštite od aktivnosti virusa.